《讓工作不重來｜服務錄音，終於能在本機轉成文字》

副標：一樣的整理邏輯，不一樣的界線

在 625，我寫到二十年的部落格、Facebook 和資料整理起來，AI 就能沿著線索，把生活資料找回來。

寫完後，我就想：那工作呢？

那些重複整理、上傳下載、找前次紀錄的事情，是不是也能少一點？

今天，我卡了很久的一塊，終於跑通了：服務錄音，可以直接在我自己的電腦上，轉成文字。

每一次，都要上傳下載一+N輪

我服務的是公司內的工作夥伴。公司沒有個案管理平台，每位夥伴的資料，是幾份單獨的 Word 檔：一份個人資料表，一份服務紀錄表。我自己再用 Google 文件串到試算表上，方便管理。

夥伴大多是長期穩定就業，脈絡不能斷，所以我會從去年一路追到今年。

每次服務完，流程大概是這樣：

先把這位夥伴整份服務紀錄表（已去識別）下載，上傳到 NotebookLM，看整體脈絡。服務的錄音，也要先在本機處理、去識別，再上傳。

接著用固定的問法，請它依服務紀錄表的格式，建議這次紀錄的分類、目的、內容和後續處遇。每次我都會加一句：

「我是就服員。文中有時會分享我自己的身體狀況或經驗，請勿誤判為案主狀況。」

AI 給出建議後，我再自己整理、摘要，最後登錄進正式的表格。

下載、處理、上傳，再下載、再上傳。下一次，又重來一次。

我的體力、時間和手部操作都有限。每少一次上傳下載，就少一輪點擊、複製、貼上。

為什麼要錄音

服務紀錄寫的，通常只是當下的重點。一個小時的談話，最後可能只摘要兩三句。

可是有些事，比如回診的情況、家裡生活的變化，不一定會寫進那次紀錄，但對夥伴其實很重要。

等到整理個案資料表，或追蹤時想回看，那些沒寫進去的脈絡，就找不到了。

如果談話能轉成逐字稿、去識別留下來，就會像我的生命資料庫：用關鍵字一搜，就知道談過哪些事、資料表哪些要更新、還有哪些要再確認。

紀錄還是紀錄，寫重點。逐字稿，是留給下一次回看的脈絡。

為什麼一定要在本機

可是，工作資料不能把生活那套整包照做。

生活資料是我自己的，錯了就自己改。工作資料是服務夥伴的，有權限、有正式版本，也有專業責任。

所以我一直守著：

原始資訊 → AI 協助整理 → 人工確認與判斷 → 正式紀錄

原始的紀錄和錄音，都留在本機。先去識別、人工確認過，才上傳。雲端上的，只有處理過的版本。

我的本機資料夾，也是照這個順序分的：原始暫存（待去識別，不可上傳）→ 去識別處理區 → 上傳候選（待人工確認）→ 已上傳留存。資料夾的名字，本身就寫著規則。

最後，一定由我核對，再依正式權限人工登錄。不讓 AI 自動寫進正式系統。

卡在語音轉文字

錄音要先變成文字，後面才接得下去。這一塊，我卡了很久。

我給自己的條件很多：

要留在本機，不備份到雲端。不接 API。要低維護，不需要技術同仁幫忙。萬一哪天 AI 出狀況，沒有 AI，我自己也能處理、資料也能忠實呈現。AI 的東西放 D 槽，不放 C 槽。

五、六月剛開始用 AI 代理（Codex、Claude）時，我就試過。可是下載、安裝、連網、本機設定，那些我真的不懂，就放棄了。

這次，有 Dot 幫我指揮視窗，Codex 幫我執行操作，順利很多。

我找了兩個人幫我測試。

一位是一直很肯聽我聊 AI 的技術組主管。討論 AI 和一些介面的時候，我先問他：可以錄音嗎？他同意了。

另一位，是我服務的夥伴。那天照平常一樣關心完近況，我問他：可以讓我錄音、測試一下系統嗎？他說：都行。整段是真的服務過程，他也知道我在測試。

要存檔、要用在服務紀錄的錄音，一定要先經過當事人同意。不會因為只是測試，就跳過這一步。

今天，本機語音轉文字跑通了。轉出來的文字修改起來，看起來都還不錯。

這代表，之後可以少一段上傳 NotebookLM 的流程。錄音在本機轉成文字、在本機去識別，能留在本機完成的，就不用再上雲端。

我也一直提醒自己：不要為了省一點工作，做出一套更難管的系統。不然想偷懶，最後反而多了一堆要維護的東西。

最難的，是用字

轉成文字只是第一步。現在還要一再確認、調整的，是用語。

AI 沒有參與我和夥伴之間的互動，不知道前因後果，產出的文字有時就比較片面。

可是一份紀錄，直屬主管會看，之後外部的督導單位也可能會看。它也連著我和夥伴之間的信任，和專業上的界線。

所以我希望用正向的方式描述，寫的是夥伴當下的情境，而不是對他下的判定。文字很難一次到位，常常要改好幾輪。

會這麼在意用字，也是因為信任。剛開始當就服員，也有人質疑過我。後來，大家慢慢願意跟我說心裡話。

我很高興。也因為這樣，我更在意，哪些話是聽見了，哪些才該寫進紀錄。